Votre solution de dématérialisation Documalis
Découvrez l’offre E Secure info adaptée à des petits groupes de moins de 100 personnes, rapide à mettre en œuvre avec retour sur investissement démontrable et immédiat.
Votre solution de dématérialisation Documalis
Solution documentaire globale, simple et ergonomique, composée de nombreux modules interconnectés pour la collecte, la transformation, la reconnaissance, l’indexation, l’intégration, la distribution, la validation, la signature, l’archivage et la recherche des documents d’entreprise. et éventuellement leur externalisation .
- Une version pour chaque usage , paramétrable, selon vos envies et vos besoins
- Bien plus qu’une simple GED
- Émission directe de gestimum ,de vos documents, devis, commandes, factures, par lots ou à l’unité
- traitement Plusieurs méthodes sont utilisées pour la lecture automatique du contenu du document en fonction de la nature de ce dernier :Recherche intelligente sur le contenu entier du document non modélisé, recherche zonée en fonction d’un modèle prédéfini, recherche mixte à base de macro-zones et d’expressions régulières prédéfinies, recherche d’éléments typographiques, codes à barres, cases à cocher, choix multiples, lecture de formulaires…
- La solution s’adapte à votre philosophie
- Version Logicielle à installer sur vos serveurs… en une heure !
- Version modélisée conforme à votre processus de gestion interne !
- Version en option supplémentaire mode collaboratif SaaS hébergée web… sans installation !
- A l’achat ou en location longue durée
Gestion efficace , gain de temps , archivage, externalisation
Des documents bien archivés, vite recherchés et toujours retrouvés ! avec option mode collaboratif externalisé .
- 1 – Types de recherches
La GED dispose de plusieurs modes de recherches complémentaires, permettant à chaque service de travailler dans un mode de stockage et de recherche adapté à son organisation : recherche plein texte, par dossiers, par index multicritères, par arborescence… Un même document peut être recherché selon plusieurs modes de recherche, en fonction des droits de l’utilisateur de la GED.
- 2 – Enrichissement des documents
La GED autorise la signature électronique des documents, l’ajout de tampons et d’annotations PDF depuis l’interface utilisateur en mode Web. La GED restitue également le suivi complet du document, depuis sa capture originelle, jusqu’aux décisions de workflows et son stockage dans la gestion documentaire.
- 3 – Déclenchement de Workflow
La gestion documentaire est nativement interfacée avec le module de workflow : il est très facile de déclencher un workflow à partir d’un document ou d’une liste de sélection de la GED. Les documents sont transférés au Workflow grâce au format d’échange normalisé ZDOC qui permet de conserver tous les commentaires, la traçabilité et la copie PDF annotée d’origine.
- 4 – Archivage gros volumes et long terme
Le module est capable de conserver de très gros volumes de données dans un but de recherches, consultation et extraction uniquement. Dans cette configuration, les vignettes et copies PDF sont généralement désactivées afin de minimiser l’espace sur disque et de faciliter le backup.
- 5 – Traçabilité intégrale des opérations documentaires
Seule solution intégrée à vous proposer une traçabilité intégrale des actions réalisées sur les documents de la capture initiale à l’archivage définitif à long terme. Intégrant tous les modules d’acquisition, de transformation, de reconnaissance RAD-LAD, de workflow utilisateur, de stockage, les documents héritent automatiquement d’informations de suivi permettant de remonter le temps si nécessaire.
- 6 – Mode Web
Le module de gestion samepage dispose interface full Web . Un simple navigateur IE ou Firefox suffit, sans nécessiter l’installation de Plugin, d’ActiveX ou autre moteur Java très contraignant pour les utilisateurs et administrateurs sécurité. Les documents sont présentés sous plusieurs formes à l’écran : liste de résultats en tableaux, vues en vignettes de plusieurs tailles, affichage direct du document PDF dans le navigateur Web…et mise en place de mode collaboratif exclusif.
